Nach den »Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung« vom April 2011 sollten in den Heftrand (linker Seitenrand) von Briefblättern zwei Faltmarken* und eine Lochmarke eingefügt werden. Die Faltmarken helfen dabei, das Briefblatt für Fensterbriefumschläge im Format DIN lang zu falten, wenn von Hand gefaltet und kuvertiert wird.
* Die DIN 5008 nennt sie Faltmarken, anderswo werden sie auch Falzmarken genannt.
1. Position der Marken nach DIN 5008
Die DIN 5008 gibt die Postionen jeweils gemessen von der oberen Blattkante an; die Maßangaben für die Faltmarken unterscheiden sich deshalb für die Briefblätter der Formen A und B.
Geschäftsbrief Form A
Kopfzeile (oberer Seitenrand): 27 mm
- Faltmarke 1: 87 mm von der oberen Blattkante
- Lochmarke: 148,5 mm von der oberen Blattkante
- Faltmarke 2: 192 mm von der oberen Blattkante
Geschäftsbrief Form B
Kopfzeile (oberer Seitenrand): 45 mm
- Faltmarke 1: 105 mm von der oberen Blattkante
- Lochmarke: 148,5 mm von der oberen Blattkante
- Faltmarke 2: 210 mm von der oberen Blattkante
2. Positionieren der Marken in Word
Da das Lineal in Word vom Seitenrand neu misst, muss hier jeweils umgerechnet und die Höhe der Kopfzeile von den DIN-Maßen abgezogen werden. Deshalb ergeben sich hier für die Faltmarken gleiche Werte.
- Faltmarke 1: 60 mm vom oberen Seitenrand
- Faltmarke 2: 165 mm vom oberen Seitenrand
Dafür unterscheiden sich die Werte für die Lochmarke:
- Geschäftsbrief Form A: 121,5 mm vom oberen Seitenrand
- Geschäftsbrief Form B: 103,5 mm vom oberen Seitenrand
3. Falt- und Lochmarken anlegen in Word
Die Faltmarken wurden ursprünglich nach DIN 676 vom Grafiker (und in einem Grafikprogramm) für den vorgedruckten Briefbogen angelegt. In Word müssen Sie darauf achten, dass Sie die Markierungen nicht im Textbereich anlegen. Sonst sind die Linien jeweils mit dem nebenstehenden Textabsatz verbunden und verschieben sich, sobald Sie im Textbereich Änderungen vornehmen.
So gehen Sie vor:
- Gehen Sie in den Bereich »Kopf- und Fußzeile«. Menü: Ansicht | Kopf- und Fußzeile.
- Gehen Sie in das Menü: Einfügen | Formen | Linien und Verbindungen.
- Wählen Sie die einfache Linie aus und fügen Sie sie waagerecht in den Seitenrand ein (ca. 5 mm für die Faltmarken, etwas länger für die Lochmarke).
- Wenn Sie die Linie mit der Maus anklicken (aktivieren), können Sie die Position mit den Pfeiltasten korrigieren.
- Aktivieren Sie die Linie. Nun können Sie über Rechtsklick die Option »Form formatieren« auswählen und die Linienart (1 pt) und Farbe (grau) anpassen.
Praxistipp:
Am besten fügen Sie nur die Faltmarke 1 in die Dokumentvorlage für Briefe ein. Die Lochmarke und die Faltmarke 2 sind in der Praxis meist entbehrlich.
Zum Weiterlesen:
- Privater Briefbogen nach DIN 5008 für Geschäftsbriefe (Gestaltung einer privaten Vorlage in Anlehnung an den Geschäftsbrief)
- Themenseite: DIN 5008 mit weiteren Links
DIN 5008 im Beruf
Für berufliche AnwenderInnen biete ich Inhouse-Schulungen (Tagesseminare) zur aktuellen DIN 5008 an:
- DIN 5008 – Neuausgabe vom April 2011 (Schwerpunkt: Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe erstellen)
