Regeln für Textverarbeitung und Schriftsatz

[Aktualisierung: 18. August 2020]

Für die Gestaltung von Texten haben sich neben den sprachlichen Normen (Grammatik, Rechtschreibung, sprachlicher Stil) auch Regeln für die formale Gestaltung herausgebildet. Inzwischen stehen hier Normen nebeneinander, deren Anwendungsbereiche noch in den 1990er-Jahren klar zu unterscheiden waren.

Schriftsatz oder Textverarbeitung?

Traditionell wurde das Setzen von Texten aus beweglichen Lettern bei der Herstellung von Druckformen Schriftsatz genannt. Die typografischen Regeln dafür waren Spezialwissen von Schriftsetzern und (seit den 1950er-Jahren) Schriftsetzerinnen, die auch die Korrektur der Satzarbeiten in Typografie und Rechtschreibung übernahmen. Im digitalen Satz werden die Regeln für die Vorbereitung von Texten für den Buch- oder Auflagendruck weiterhin »Regeln für den Schriftsatz« genannt, die in Layout- und Satzprogrammen umgesetzt werden.

Für Texte in Büro und Verwaltung, die in einer Textverarbeitung erstellt und nur in Einzelstücken ausgedruckt werden, sind stattdessen die »Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung« (DIN 5008) bestimmt.

Für die beiden Bereiche gelten zum Teil unterschiedliche Regeln. Sie sind bedingt durch

• die technischen Beschränkungen, denen die Textverarbeitung im Unterschied zu Satz- und Layoutprogrammen noch immer unterliegt, und
• die unterschiedlichen Ansprüche an die Professionalität der Gestaltung, die man an Gebrauchstexte (z. B. Korrespondenz, Bewerbung, Seminararbeit) und im Buch- bzw. Auflagendruck produzierte Texte (Zeitschriften, Bücher, Geschäfts- und Werbedrucksachen) stellt.

Überblick im Duden Rechtschreibung

Der Duden Rechtschreibung enthielt seit der 9. Auflage (1915) stets einen Abschnitt mit Vorschriften für den Schriftsatz, der sich an Buchdrucker und Korrektoren wandte. Später kam (in Leipzig und in Mannheim) ein Abschnitt mit Hinweisen für das Maschinenschreiben für die eingeschränkten Möglichkeiten der Schreibmaschine hinzu.

Mit der Ablösung der Schreibmaschine durch den PC und der Weiterentwicklung der Textverarbeitungssoftware nähern sich nun die Normen für die Textverarbeitung immer mehr denen für den Schriftsatz an. Der Duden (Band 1, Rechtschreibung) bot in der 23. Auflage (2004) erstmals eine gemeinsame Darstellung, seit der 24. Auflage (2006) trug sie den Titel »Textverarbeitung und E-Mails«.

Für die 28. Auflage (2020) wurde der Abschnitt unter dem Titel »Die formale Gestaltung von Texten« überarbeitet. Er stellt weiterhin die tradierten allgemeinen Regeln für den Schriftsatz dar. Ergänzend ist meist angemerkt, wo die DIN 5008 von diesen allgemeinen Richtlinien abweicht.

Regeln für den Schriftsatz

Die Regeln für den Schriftsatz (Mikrotypografie, Detailtypografie) bilden eine sogenannte gegebene, also im Gebrauch entstandene Norm, sie beruht nicht auf der Festsetzung irgendeiner Institution. Sie wird in typografischen Lehr- und Handbüchern dargestellt und entwickelt sich mit Satz- und Drucktechnik sowie Zeitgeschmack weiter. An alle, die Texte für den professionellen Satz vorbereiten, wenden sich:

Brigitte Witzer (Hrsg.): Duden. Satz und Korrektur: Texte bearbeiten, verarbeiten und gestalten. Mannheim: Dudenverlag 2003. ISBN 3411705515

Duden. Satz und Korrektur: Materialien. Mannheim: Dudenverlag 2003. ISBN 3411705418

Nachtrag (2016): Die Materialien (Taschenbuch) sind im Handbuch bereits enthalten. Beide Titel sind nur noch antiquarisch verfügbar. 2014/2015 wurde der Ratgeber »Duden – Satz und Korrektur« als E-Book angeboten; das PDF ist mit der Buchausgabe von 2003 identisch.

Eine umfassende Dokumentation der Regeln und ihrer Varianten bietet das Standardwerk:

Friedrich Forssman & Ralf de Jong: Detailtypografie. Nachschlagewerk für alle Fragen zu Schrift und Satz. 5. Auflage, Mainz: Verlag Hermann Schmidt 2014 (Erstveröffentlichung 2002). 408 Seiten, 98,00 Euro | ISBN 9783874396424

Regeln für die Textverarbeitung

Die DIN 5008 ist auch in ihrer aktuellen Fassung vom März 2020 eine Norm für die formale Text­gestaltung in Büro und Verwaltung. Sie ist der Nachfolger der »Regeln für Maschinenschreiben« (unter diesem Titel erschien sie bis 1987) und wird jeweils vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) erarbeitet.

Die DIN 5008 ist verbindlich für Auszubildende in Büroberufen; für Fachleute in Assistenz und Sekretariat gelten die Empfehlungen nur nach betrieblicher Festlegung. Meist werden die Regeln für die formale Gestaltung von Briefbögen für den geschäftlichen Schriftverkehr weitgehend übernommen. Manche Universitäten und Hochschulen empfehlen die Beachtung der DIN 5008  für studentische Arbeiten (Seminar-, Diplom-, Magisterarbeiten, Master-Thesis); schon für Dissertationen (Promotionsschriften) ist sie nur bedingt geeignet.

Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung. Unkommentierte Ausgabe der DIN 5008:2020 im Sonderdruckformat. Berlin; Wien; Zürich: Beuth Verlag. 166 Seiten, 19,90 Euro | ISBN 9783410296553

Textsorte und Publikationsform entscheiden

Der Zusatz »DIN« führt mitunter dazu, dass Schreibende der DIN 5008 einen generellen Geltungsanspruch unterstellen. Tatsächlich ist sie eine sinnvolle Empfehlung für Schriftstücke, die im geschäftlichen Umfeld erstellt, aber nur in Einzelexemplaren ausgedruckt werden. In allen anderen Fällen gelten die Normen für den Schriftsatz (Detailtypografie).

Beispiele:

• In der Unternehmenskommunikation folgen Geschäftsbriefe, E-Mails, Berichte, Protokolle, Memos und ähnliche Gebrauchstexte der DIN 5008. Für Geschäftsberichte, Image-Broschüren, Kundenmagazine, Fachartikel usw. gelten die Regeln für den Schriftsatz.
• Im Bereich Wissenschaftstexte wird unterschieden: Studentische Arbeiten, Vorlesungsskripte, Handouts usw. können sich an der DIN 5008 orientieren. Für Dissertationen, Aufsätze in Fachzeitschriften, Tagungsbände und Buchpublikationen sind die Regeln für den Schriftsatz zu empfehlen.

Im Zweifelsfalle gilt: Fragen Sie im Lektorat Ihres Vertrauens oder in den Kommentaren.

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