Privater Briefbogen nach DIN 5008 für Geschäftsbriefe

Der Aufbau und die Gestaltung von Briefvorlagen sowie deren Nutzung sind in der DIN 5008 »Schreib- und Gestaltungs­regeln für die Text- und Informationsverarbeitung« geregelt. Die Norm wendet sich zwar an professionelle Nutzer:innen in Büro und Verwaltung, enthielt aber stets auch mindestens ein Muster, das für Briefe von Privatpersonen an Firmen und Behörden (Bewerbungen, Reklamationen, Anträge usw.) verwendet werden kann.

Das empfiehlt die DIN 5008 vom März 2020

Die aktuelle Ausgabe der DIN 5008 von 2020 empfiehlt wie schon die Vorgängerversion von 2011, den privaten Briefbogen für offizielle Schreiben in Anlehnung an den Geschäftsbrief zu gestalten. Auch für den privaten Briefbogen sind daher unterschiedliche Varianten möglich. Hier wird die einfache Form ohne Informationsblock neben dem Anschriftfeld gewählt.

Das abgebildete Beispiel und eine Kurzform der folgenden Anleitung können Sie herunterladen unter: Privater Briefbogen nach DIN 5008 (PDF).

Auch für private Briefe gibt es die zwei Grundformen:

• Form A: Der Kopfbereich ist 27 mm hoch, die Falzmarke 1 hat einen Abstand von 87 mm von der oberen Blattkante.
• Form B: Die Kopfzeile ist 45 mm hoch, die Falzmarke 1 hat  einen Abstand von 105 mm von der oberen Blattkante.

Beide Formen lassen sich bei entsprechender Faltung für Fensterbriefumschläge DIN lang verwenden, die Form B ist üblicher.

Tutorial: Briefbogen anlegen in Word (Form B)

1. Legen Sie ein neues Dokument an, zum Beispiel mit dem Namen »Kopfbogen_XY«. Sie können es später auch als Dokumentvorlage (*.dotx) speichern.

2. Richten Sie die Seitenränder ein: oben 4,5 cm (Form B), unten 2,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm (laut DIN: mindestens 2,0 cm).

Briefkopf

3. Fügen Sie in die Kopfzeile (= oberer Seitenrand von 4,5 cm) die Absenderangaben in einer Schriftart Ihrer Wahl ein. Innerhalb der Kopfzeile (vgl. graue Schattierung in der Abbildung oben) können Sie die Informationen nach Ihren Vorstellungen anordnen und gestalten, zum Beispiel:

• links- oder rechtsbündig,
• mit oder ohne Leerzeile vor den Kommunikationsangaben,
• zentriert auf ein oder zwei Zeilen verteilt,
• mit oder ohne Hervorhebungen.

Orientieren Sie sich an Geschäftsbriefbögen, die Firmen verwenden.

Anschriftfeld

4. Stellen Sie im Textbereich die Schriftart Ihrer Wahl ein, die Sie auch für alle anderen Dokumente, zum Beispiel den Lebenslauf oder andere Anlagen, verwenden wollen. Legen Sie die Schriftgröße (11–12 Punkt) und den Zeilenabstand (einzeilig) fest. Das Anschriftfeld wird aktuell nur noch in der Form mit integrierter Rücksendeangabe (Absenderangabe) empfohlen.

5. Fügen Sie für das Anschriftfeld eine Tabelle in das Dokument ein: 1 Spalte, 2 Zeilen.

6. Ändern Sie die Breite der Tabellenspalte auf 8,5 cm – so entspricht das Anschriftfeld der Breite des Sichtfensters im Briefumschlag.

7. Markieren Sie die Tabelle und entfernen Sie die Rahmenlinien. Blenden Sie zur besseren Übersicht die (nicht druckbaren) Steuerzeichen und Gitternetzlinien ein.

Tipp: In älteren Word-Versionen ist der Text in der Tabelle (hier: die Anschrift) linksbündig ausgerichtet. In neueren Word-Versionen ist stattdessen die Rahmenlinie linksbündig ausgerichtet, der Text der blinden Tabelle erscheint also eingerückt. In diesem Fall markieren Sie die Tabelle und geben ihr (über Tabelleneigenschaften) einen negativen Einzug von links: −0,19 cm.

8. Stellen Sie für die Zusatz- und Vermerkzone eine Höhe von 1,77 cm ein und eine kleinere Schriftgröße (mindestens 8 Punkt). Wo Schriften kleiner sind als 10 Punkt, sollte eine serifenlose Schrift (zum Beispiel Calibri) gewählt werden.

9. Die Zusatz- und Vermerkzone umfasst 5 Zeilen. Der Inhalt der Zone wird unten angeordnet (Tabelle > Tabelleneigenschaften > Zelle > vertikale Ausrichtung: unten).

10. Enthält die Zone nur Ihre Absenderanschrift (die Rücksendeangabe), so steht sie in der unteren Zeile (Zeile 1), die Zeilen darüber bleiben leer.

11. Sind Zusätze und Vermerke (Einschreiben, Nicht nachsenden! u. Ä.) notwendig, so stehen sie unter der Rücksendeangabe, die entsprechend nach oben rückt.

12. Legen Sie für die Anschriftzone (die zweite Zeile der Tabelle) die Höhe fest: 2,73 cm (6 Zeilen). In dieser Tabellenzelle steht die Anschrift des Adressaten; sie wird seit 2005 ohne Leerzeilen geschrieben.

Datum

13. Fügen Sie  unter dem Anschriftfeld nach einer Leerzeile das Datum ein. Es wird rechtsbündig ausgerichtet. Nach DIN 5008 sind diese Schreibweisen möglich:

• 2020-04-07 (Jahr-Monat-Tag, Tag und Monat zweistellig),
• 07.04.2020 (Tag.Monat.Jahr, Tag und Monat zweistellig) oder
• 7. April 2020 (alphanumerisch, ohne führende Null bei einstelligem Tagesdatum).

Ich empfehle die alphanumerische Schreibweise. Sie benötigt nur wenig mehr Platz, ist aber deutlich besser lesbar. Die Angabe des Ortes vor dem Datum entfällt, wenn er mit dem im Absender angegebenen übereinstimmt.

Betreff und Bezug

14. Fügen Sie unter dem Datum 2 Leerzeilen ein.

15. Die beiden folgenden Zeilen stehen für Betreff und/oder Bezug zur Verfügung. Sie dürfen nach DIN 5008 durch Fettschrift hervorgehoben werden. Es spricht jedoch auch nichts dagegen, die Schrift etwas größer zu setzen.

Brieftext

16. Nach 2 Leerzeilen beginnt der Brieftext mit der Anrede. Der Text wird nach DIN mit einzeiligem Abstand geschrieben, Absätze werden mit einer Leerzeile voneinander getrennt. Die Schrift sollte eine Größe von 11 oder 12 Punkt, jedoch nicht weniger als 10 Punkt haben.

17. Zwischen Grußformel und Anlagenvermerk bleiben 3 Leerzeilen für Ihre eigenhändige Unterschrift. Der Name wird im Privatbrief nicht noch einmal ausgeschrieben – da er bereits im Briefkopf steht. Nur wenn Sie den Brief für eine E-Mail-Bewerbung in ein PDF umwandeln, kann der Name hier maschinen- statt handschriftlich stehen.

Falz- und Lochmarken

18. Zum Schluss können Sie darüber hinaus die Falzmarken und eine Lochmarke auf dem Briefblatt anlegen. Besonders die Falzmarke 1 (60 mm vom oberen Seitenrand bzw. 105 mm von der oberen Blattkante) ist hilfreich, wenn Sie Fensterbriefumschläge im Format DIN lang verwenden wollen.

19. Speichern Sie das Dokument mit allen wiederkehrenden Elementen Ihres Briefes als Dokumentvorlage (*.dotx). Wenn Sie nun einen Brief schreiben wollen, öffnen Sie ein neues Dokument über Menü Datei > Neu aus Vorlage mit Ihrer Vorlage.

Mehr zur DIN 5008

• Regeln für Textverarbeitung und Schriftsatz
• Neuausgabe der DIN 5008 vom März 2020
• Themenseite: DIN 5008 mit weiteren Links

[Dieser Artikel erschien erstmals am 14. Februar 2013 auf Federwerk.de. Er wurde für die aktuelle DIN 5008 vom März 2020 überarbeitet.]

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