Privater Briefbogen nach DIN 5008 für Geschäftsbriefe

Kopfbogen privat nach DIN 5008

Der Aufbau und die Gestaltung von Briefvorlagen sowie deren Nutzung sind in der DIN 5008 »Schreib- und Gestaltungs­regeln für die Text- und Informationsverarbeitung« geregelt. Die Norm wendet sich zwar an professionelle Nutzer:innen in Büro und Verwaltung, enthielt aber stets auch mindestens ein Muster, das für Briefe von Privatpersonen an Firmen und Behörden (Bewerbungen, Reklamationen, Anträge usw.) verwendet werden kann.

Das empfiehlt die DIN 5008 vom März 2020

Die aktuelle Ausgabe der DIN 5008 von 2020 empfiehlt wie schon die Vorgängerversion von 2011, den privaten Briefbogen für offizielle Schreiben in Anlehnung an den Geschäftsbrief zu gestalten. Auch für den privaten Briefbogen sind daher unterschiedliche Varianten möglich. Hier wird die einfache Form ohne Informationsblock neben dem Anschriftfeld gewählt.

Das abgebildete Beispiel und eine Kurzform der folgenden Anleitung können Sie herunterladen unter: Privater Briefbogen nach DIN 5008 (PDF).

Auch für private Briefe gibt es die zwei Grundformen:

  • Form A: Der Kopfbereich ist 27 mm hoch, die Falzmarke 1 hat einen Abstand von 87 mm von der oberen Blattkante.
  • Form B: Die Kopfzeile ist 45 mm hoch, die Falzmarke 1 hat  einen Abstand von 105 mm von der oberen Blattkante.

Beide Formen lassen sich bei entsprechender Faltung für Fensterbriefumschläge DIN lang verwenden, die Form B ist üblicher.

Tutorial: Briefbogen anlegen in Word (Form B)

1. Legen Sie ein neues Dokument an, zum Beispiel mit dem Namen »Kopfbogen_XY«. Sie können es später auch als Dokumentvorlage (*.dotx) speichern.

2. Richten Sie die Seitenränder ein: oben 4,5 cm (Form B), unten 2,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm (laut DIN: mindestens 2,0 cm).

Briefkopf

3. Fügen Sie in die Kopfzeile (= oberer Seitenrand von 4,5 cm) die Absenderangaben in einer Schriftart Ihrer Wahl ein. Innerhalb der Kopfzeile (vgl. graue Schattierung in der Abbildung oben) können Sie die Informationen nach Ihren Vorstellungen anordnen und gestalten, zum Beispiel:

  • links- oder rechtsbündig,
  • mit oder ohne Leerzeile vor den Kommunikationsangaben,
  • zentriert auf ein oder zwei Zeilen verteilt,
  • mit oder ohne Hervorhebungen.

Orientieren Sie sich an Geschäftsbriefbögen, die Firmen verwenden.

Anschriftfeld

4. Stellen Sie im Textbereich die Schriftart Ihrer Wahl ein, die Sie auch für alle anderen Dokumente, zum Beispiel den Lebenslauf oder andere Anlagen, verwenden wollen. Legen Sie die Schriftgröße (11–12 Punkt) und den Zeilenabstand (einzeilig) fest. Das Anschriftfeld wird aktuell nur noch in der Form mit integrierter Rücksendeangabe (Absenderangabe) empfohlen.

Anschriftfeld DIN 5008:2020

5. Fügen Sie für das Anschriftfeld eine Tabelle in das Dokument ein: 1 Spalte, 2 Zeilen.

6. Ändern Sie die Breite der Tabellenspalte auf 8,5 cm – so entspricht das Anschriftfeld der Breite des Sichtfensters im Briefumschlag.

7. Markieren Sie die Tabelle und entfernen Sie die Rahmenlinien. Blenden Sie zur besseren Übersicht die (nicht druckbaren) Steuerzeichen und Gitternetzlinien ein.

Tipp: In älteren Word-Versionen ist der Text in der Tabelle (hier: die Anschrift) linksbündig ausgerichtet. In neueren Word-Versionen ist stattdessen die Rahmenlinie linksbündig ausgerichtet, der Text der blinden Tabelle erscheint also eingerückt. In diesem Fall markieren Sie die Tabelle und geben ihr (über Tabelleneigenschaften) einen negativen Einzug von links: −0,19 cm.

8. Stellen Sie für die Zusatz- und Vermerkzone eine Höhe von 1,77 cm ein und eine kleinere Schriftgröße (mindestens 8 Punkt). Wo Schriften kleiner sind als 10 Punkt, sollte eine serifenlose Schrift (zum Beispiel Calibri) gewählt werden.

9. Die Zusatz- und Vermerkzone umfasst 5 Zeilen. Der Inhalt der Zone wird unten angeordnet (Tabelle > Tabelleneigenschaften > Zelle > vertikale Ausrichtung: unten).

10. Enthält die Zone nur Ihre Absenderanschrift (die Rücksendeangabe), so steht sie in der unteren Zeile (Zeile 1), die Zeilen darüber bleiben leer.

11. Sind Zusätze und Vermerke (Einschreiben, Nicht nachsenden! u. Ä.) notwendig, so stehen sie unter der Rücksendeangabe, die entsprechend nach oben rückt.

12. Legen Sie für die Anschriftzone (die zweite Zeile der Tabelle) die Höhe fest: 2,73 cm (6 Zeilen). In dieser Tabellenzelle steht die Anschrift des Adressaten; sie wird seit 2005 ohne Leerzeilen geschrieben.

Datum

13. Fügen Sie  unter dem Anschriftfeld nach einer Leerzeile das Datum ein. Es wird rechtsbündig ausgerichtet. Nach DIN 5008 sind diese Schreibweisen möglich:

  • 2020-04-07 (Jahr-Monat-Tag, Tag und Monat zweistellig),
  • 07.04.2020 (Tag.Monat.Jahr, Tag und Monat zweistellig) oder
  • 7. April 2020 (alphanumerisch, ohne führende Null bei einstelligem Tagesdatum).

Ich empfehle die alphanumerische Schreibweise. Sie benötigt nur wenig mehr Platz, ist aber deutlich besser lesbar. Die Angabe des Ortes vor dem Datum entfällt, wenn er mit dem im Absender angegebenen übereinstimmt.

Betreff und Bezug

14. Fügen Sie unter dem Datum 2 Leerzeilen ein.

15. Die beiden folgenden Zeilen stehen für Betreff und/oder Bezug zur Verfügung. Sie dürfen nach DIN 5008 durch Fettschrift hervorgehoben werden. Es spricht jedoch auch nichts dagegen, die Schrift etwas größer zu setzen.

Brieftext

16. Nach 2 Leerzeilen beginnt der Brieftext mit der Anrede. Der Text wird nach DIN mit einzeiligem Abstand geschrieben, Absätze werden mit einer Leerzeile voneinander getrennt. Die Schrift sollte eine Größe von 11 oder 12 Punkt, jedoch nicht weniger als 10 Punkt haben.

17. Zwischen Grußformel und Anlagenvermerk bleiben 3 Leerzeilen für Ihre eigenhändige Unterschrift. Der Name wird im Privatbrief nicht noch einmal ausgeschrieben – da er bereits im Briefkopf steht. Nur wenn Sie den Brief für eine E-Mail-Bewerbung in ein PDF umwandeln, kann der Name hier maschinen- statt handschriftlich stehen.

Falz- und Lochmarken

18. Zum Schluss können Sie darüber hinaus die Falzmarken und eine Lochmarke auf dem Briefblatt anlegen. Besonders die Falzmarke 1 (60 mm vom oberen Seitenrand bzw. 105 mm von der oberen Blattkante) ist hilfreich, wenn Sie Fensterbriefumschläge im Format DIN lang verwenden wollen.

19. Speichern Sie das Dokument mit allen wiederkehrenden Elementen Ihres Briefes als Dokumentvorlage (*.dotx). Wenn Sie nun einen Brief schreiben wollen, öffnen Sie ein neues Dokument über Menü Datei > Neu aus Vorlage mit Ihrer Vorlage.


Mehr zur DIN 5008

[Dieser Artikel erschien erstmals am 14. Februar 2013 auf Federwerk.de. Er wurde für die aktuelle DIN 5008 vom März 2020 überarbeitet.]

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Marion Kümmel ist Federwerkerin und freie Lektorin. Seit 2001 übernimmt sie Textdienstleistungen für Publikumsverlage, Agenturen, Unternehmen und Autor:innen. Sie redigiert Sachbücher und Fachtexte, wissenschaftliche Veröffentlichungen sowie Texte aus Unternehmenskommunikation und Werbung. Auf der Website des Lektorats erfahren Sie mehr.

15 Kommentare

  1. Sehr geehrte Frau Kümmel,

    ich bin ein großer Fan Ihrer Webseite! Dennoch möchte ich auf eine kleine Ungereimtheit (Fehler?) auf Ihrer Webseite hinweisen. In der Erläuterung zum Formbrief https://federwerk.de/privater-briefbogen-din-5008-b/ ist oben als 2. Grafik das Adressfeld eingefügt. Dort steht: „Rücksendeangabe (eine Zeile, immer oben)“.

    Nun steht weiter unten (Tabelle > Tabelleneigenschaften > Zelle > vertikale Ausrichtung: unten). Ich fürchte, dass es da zu Missverständnissen kommen kann. Deshalb schlage ich oben in der Grafik die Formulierung „Rücksendeangabe: eine Zeile, immer als Erstes“ (oder: zuerst) vor.
    […] Weiter unten ist es ja schön unmissverständlich erklärt.

    In der Hoffnung, Sie nicht verärgert zu haben, verbleibe ich mit freundlichen Grüßen

    Egbert Kreyer

    1. Guten Tag, Herr Kreyer,

      besten Dank für das Kompliment und für Ihren Änderungsvorschlag.

      Tatsächlich habe ich bei der Grafik für das Anschriftfeld überlegt, ob und wie ich die Anordnung kommentieren soll. Der ganze Block der Zusatz- und Vermerkzone ist unten angeordnet, innerhalb des Blocks steht die Rücksendeangabe immer oben …

      Ich werde sehen, was die ersten »Praxistests« für die Anleitung ergeben, und die Grafik dann überarbeiten.

      Freundliche Grüße
      MK

  2. Hallo Frau Kümmel,

    Ihre sehr übersichtliche Darstellung zum Erstellen eines Privatbriefes ist toll und für meinen Unterricht an einer allgemeinbildenden Schule sehr hilfreich, da das Tutorial auch für Jugendliche gut nachzuarbeiten ist.

    Ich habe eine Frage zur Kopfzeile, die Sie mit 4,5 cm angeben. In der DIN 5008 finde ich dazu die Empfehlung, im Privatbrief eine Kopfzeile von 5,08 cm einzustellen. Woher kommt dieser Unterschied, der sich auch im Geschäftsbrief niederschlägt?

    Viele Grüße
    Marina Schießl

    1. Hallo, Frau Schießl,

      das Feld für den Briefkopf (Kopfzeile in Word) soll in der Form B tatsächlich eine Höhe von 4,5 cm haben. Das findet sich im Sonderdruck der Norm unter 19.4.2 (Seite 58) und in Bild 9 (Seite 57). Im Anhang B (Seite 85) und in den Beispielen im Anhang E (E.8 und E.9) sind jedoch alte Maßangaben stehen geblieben.

      Inzwischen gibt es unter dem Titel »DIN 5008 Berichtigung 1: 2020-07« eine entsprechende Korrektur aus dem Beuth Verlag, die Sie als PDF herunterladen können:

      https://tinyurl.com/y5ovsjrz

      Viele Grüße
      Marion Kümmel

      1. Hallo Frau Kümmel,

        Sie haben mir damals und auch heute sehr weitergeholfen! Vielen Dank für Ihre Arbeit :-).

        Viele Grüße
        Marina Schießl

  3. Hallo, leider erschließen sich mir in Ihrer Vorlage „privater Briefbogen“ die Falzmarken nicht ganz . Mittig ok, aber warum sind die beiden anderen so unterschiedlich / unsymmetrisch?
    Grüße Hrpat

    1. Die mittlere (längere) Marke ist die Lochmarke, damit richten Sie den Brief beim Lochen aus.

      Die beiden anderen sind die Falzmarken. Damit können Sie einen Brief so falzen (Wickelfalz oder Leporello-/Zickzackfalz), dass er in einen Umschlag DIN lang passt. Dabei ergeben sich drei Teile (105 mm, 105 mm, 87 mm). Der untere Teil ist etwas kleiner, dann passt es auch für den Wickelfalz.

      Mehr finden Sie bei Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Falzmarke

  4. Guten Tag Frau Kümmel,
    auch ich möchte mich ganz herzlich für die super geschriebene und endlich mal schrittweise formulierte Anleitung bedanken.

    Zwar findet man viele Word-Vorlagen zum Thema Geschäftsbriefe, aber entweder sind sie bunt oder entsprechen nicht meinen „inneren Dämonen“. Und über die Suche bei Google wird man regelrecht erschlagen von Ratgebern oder Vorschlägen, was die Erstellung eines privaten Geschäftsbogens nach DIN 5008 angeht.

    Wie gesagt, vielen Dank und ich werde Ihren Blog weiter verfolgen.
    Viele Grüße aus Hamburg
    Marlen Holling

  5. Sehr geehrte Frau Kümmel,

    herzlichen Dank für die gute Anleitung zur Erstellung eines DIN-gerechten Privat-Briefs! Ich quäle mich seit Tagen mit verschiedenen Lehrbüchern und dem DIN-Text, endlich finde ich eine gute Erläuterung!

    Ich habe nur eine Frage: Ist der rechte Rand nicht auf min. 1 cm (Sie schreiben 2 cm) festgelegt? Ich lese das so aus Anhang A der DIN Ausgabe von Beuth 2020 (maximales Zeilenende 200 mm von der linken Blattkante).

    Viele Grüße
    Kathleen S.

    1. Guten Tag, Frau S.,

      einen minimalen rechten Rand von 1 cm (= maximales Zeilenende 200 mm von der linken Blattkante) benötigen Sie für den Informationsblock, den Sie im Privatbrief nicht verwenden.

      Für den Textbereich finden Sie in Anmerkung a zum Anhang A (unter der Tabelle) die »Praxisempfehlung: Zeilenende 190 mm von der linken Blattkante, entsprechend einem rechten Rand von 20 mm«.

      Viele Grüße
      MK

  6. Werte Frau Kümmel,
    erlauben Sie mir die Anregung, dass irgendjemand – ich habe Sie auserkoren – mal einen Vorschlag machen könnte, wo man im Briefkopf seine w3w-Adresse unterbringen kann.
    Freundliche Grüße
    Wolfgang

    1. Sehr geehrter Herr N.,

      innerhalb des Briefkopfs (siehe unter 3.) können Sie die Angaben auswählen und anordnen, wie Sie es für sinnvoll und ästhetisch halten.

      Manche:r ergänzt auch noch den Beruf oder eine Mobilfunknummer. Im Beispiel (siehe Abbildung oben) könnten Sie Ihre Web-Adresse als 6. Zeile hinzufügen. Oder Sie ordnen die Angaben in 2 Blöcken: Namen und Adresse linksbündig, die anderen Kommunikationsangaben rechts. Wichtig ist nur, dass Sie mit dem oberen Rand von 4,5 cm für alle Angaben auskommen.

      Freundliche Grüße
      MK

  7. Sehr geehrte Fr. Kümmel,

    Ich finde die Seite auf jeden Fall sehr verständlich und gut gestaltet, also für jede Nation gut verständlich. Vielen Dank für die Info.

    Mit freundlichen Grüßen

    Rukiye Dogan

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