Dieser Artikel bezieht sich auf die DIN 5008 in der Ausgabe von 2011.
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Der Aufbau und die Gestaltung von Briefvorlagen sowie deren Nutzung sind in der DIN 5008 »Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung« geregelt. Die Norm wendet sich zwar an professionelle Nutzer in Büro und Verwaltung, enthielt aber stets auch ein Beispiel für offizielle Briefe privater Anwender, das z. B. für Bewerbungen, Reklamationen oder Behördenbriefe verwendet werden kann.
Noch in der Ausgabe von 2005 war das Anwendungsbeispiel (E.7) für das Briefblatt ohne Aufdruck eine stark vereinfachte Zeilenzählvorlage (Tutorial als PDF), die sich an der Schreibmaschine orientierte. Die Ausgabe der DIN 5008 von 2011 empfiehlt, den privaten Brief in Anlehnung an den Geschäftsbrief zu gestalten – und die Möglichkeiten der Textverarbeitung zu nutzen.
Auch für private Briefe gibt es die zwei Grundformen:
- Form A: Die Kopfzeile ist 27 mm hoch, die Faltmarke 1 hat einen Abstand von 87 mm von der oberen Blattkante.
- Form B: Die Kopfzeile ist 45 mm hoch, die Faltmarke 1 hat einen Abstand von 105 mm von der oberen Blattkante.
Beide Formen lassen sich bei entsprechender Faltung für Fensterbriefumschläge DIN lang verwenden, die Form B ist üblicher.
Tutorial: Briefbogen anlegen in Word
1. Legen Sie ein neues Dokument an, z. B. mit dem Namen »Kopfbogen_XY«. Sie können es später auch als Dokumentvorlage (*.dotx) speichern.
2. Richten Sie die Seitenränder ein: oben 4,5 cm (Form B), unten 2,5 cm, links 2,5 cm, rechts 2 cm (laut DIN: mindestens 2,0 cm).
Briefkopf
3. Fügen Sie in die Kopfzeile (= oberer Seitenrand von 4,5 cm) die Absenderangaben in einer Schriftart Ihrer Wahl ein. Innerhalb der Kopfzeile (vgl. graue Schattierung in der Abbildung oben) können Sie die Informationen nach Ihren Vorstellungen anordnen, zum Beispiel:
- links- oder rechtsbündig,
- mit oder ohne Leerzeile vor den Kommunikationsangaben,
- zentriert auf ein oder zwei Zeilen verteilt,
- mit oder ohne Hervorhebungen.
Orientieren Sie sich an Geschäftsbriefbögen, die Firmen verwenden.
Anschriftfeld
4. Stellen Sie im Textbereich die Schriftart Ihrer Wahl ein, die Sie auch für alle anderen Dokumente, z. B. den Lebenslauf oder andere Anlagen, verwenden wollen. Legen Sie die Schriftgröße (11–12 pt) und den Zeilenabstand (1-zeilig) fest.
5. Fügen Sie für das Anschriftfeld eine Tabelle in das Dokument ein: 1 Spalte, 3 Zeilen. 
6. Ändern Sie die Breite der Tabellenspalte auf 8,5 cm – so entspricht das Anschriftfeld der Breite des Sichtfensters im Briefumschlag.
7. Markieren Sie die Tabelle und entfernen Sie die Rahmenlinien. Blenden Sie zur besseren Übersicht die (nicht druckbaren) Steuerzeichen und Gitternetzlinien ein.
Tipp: In älteren Word-Versionen ist der Text in der Tabelle (hier: die Adresse) linksbündig ausgerichtet. In neueren Word-Versionen ist stattdessen die Rahmenlinie linksbündig ausgerichtet, der Text der blinden Tabelle erscheint also eingerückt. In diesem Fall markieren Sie die Tabelle und geben dem Text (über Tabelleneigenschaften) einen negativen Einzug von links: −0,19 cm.
8. Ihre Absenderanschrift (die Rücksendeangabe) kann in kleiner Schrift über dem Anschriftfeld stehen: Markieren Sie dazu die erste Zeile der Tabelle und stellen Sie die Schriftart (die DIN empfiehlt eine serifenlose Schrift) und Schriftgröße (7–8 pt) ein. Fügen Sie nun Ihre Angaben ein.
9. Markieren Sie diese erste Tabellenzelle und fügen Sie eine Rahmenlinie unten (1/2 pt) hinzu.
10. Markieren Sie die zweite Zelle der Tabelle und legen Sie die Höhe der Zeile fest: 1,27 cm. Das ist die Zusatz- und Vermerkzone, die 3, mindestens aber 2 Zeilen umfasst. Diese Zeilen bleiben leer, wenn keine Zusätze und Vermerke (Einschreiben, Nicht nachsenden! u. Ä.) notwendig sind.
11. Legen Sie für die dritte Zeile der Tabelle die Höhe fest: 2,73 cm (6 Zeilen). In dieser Tabellenzelle steht die Anschrift des Adressaten; sie wird ohne Leerzeilen geschrieben.
Datum
12. Fügen Sie unter dem Anschriftfeld nach einer Leerzeile das Datum ein. Es wird rechtsbündig ausgerichtet. Nach DIN 5008 sind diese Schreibweisen möglich:
- 2019-03-02 (Jahr-Monat-Tag, Tag und Monat zweistellig),
- 02.03.2019 (Tag.Monat.Jahr, Tag und Monat zweistellig) oder
- 2. März 2019 (alphanumerisch, ohne führende Null bei einstelligem Tagesdatum).
Ich empfehle die alphanumerische Schreibweise. Die Angabe des Ortes vor dem Datum entfällt, wenn er mit dem im Absender angegebenen übereinstimmt.
Betreff und Bezug
13. Fügen Sie unter dem Datum 2 Leerzeilen ein.
14. Die beiden folgenden Zeilen stehen für Betreff und/oder Bezug zur Verfügung. Sie können durch Schriftgröße (13–14 pt) und Fettschrift hervorgehoben werden.
Brieftext
15. Nach 2 Leerzeilen beginnt der Brieftext mit der Anrede. Der Text wird nach DIN mit einzeiligem Abstand geschrieben, Absätze werden durch Leerzeilen voneinander getrennt.
Tipp: Im Interesse der besseren Lesbarkeit können Sie hier von der DIN abweichen, indem Sie den Zeilenabstand z. B. auf 120 Prozent vergrößern. Dafür stellen Sie den Abstand nach dem Absatz auf 6 bis 9 pt ein und entfernen die Leerzeilen.
16. Zwischen Grußformel und Anlagenvermerk bleiben 3 Leerzeilen für Ihre eigenhändige Unterschrift. Der Name wird im Privatbrief nicht noch einmal ausgeschrieben – da er bereits im Briefkopf steht. Nur wenn Sie den Brief für eine E-Mail-Bewerbung in ein PDF umwandeln, kann der Name hier maschinen- statt handschriftlich stehen.
Falt- und Lochmarken
17. Zum Schluss können Sie darüber hinaus die Faltmarken und eine Lochmarke auf dem Briefblatt anlegen.
Tipp: Speichern Sie das Dokument mit allen wiederkehrenden Elementen Ihres Briefes als Dokumentvorlage (*.dotx). Wenn Sie nun einen Brief schreiben wollen, öffnen Sie ein neues Dokument über Menü [Datei – »Neu aus Vorlage …«] mit Ihrer Vorlage.
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[…] erklären Sie doch bitte mal, wie man eine Folgeseite gestaltet […]
Die DIN 5008 enthält keine Angaben, wie die zweite oder folgende Seiten für das Briefblatt der Form B gestaltet werden sollen. Nur für das Briefblatt der Form A bietet sie ein Beispiel mit Folgeseite (Anwendungsbeispiel E.4), in dem der Kopf der ersten Seite wiederholt wird.
Für den Privatbrief empfehle ich folgende Möglichkeiten:
1. Sie verwenden ein weißes Blatt ohne Kopf für die Seite 2.
2. Sie verwenden einen Briefkopf wie auf Seite 1 für die Folgeseite.
Laut DIN sollten die Seiten eines Briefes ab Seite 2 nummeriert werden. Dafür schlägt die Norm diese Varianten vor:
a) Die Seitennummer steht zentriert in der Kopfzeile in der Form: – 2 –. Bei dieser Form wird in der Fußzeile mit … auf Folgeseiten hingewiesen.
b) Die Seitennummerierung erfolgt in der Form: Seite X von Y. Sie steht rechtsbündig in der Fußzeile und beginnt schon auf Seite 1.
Für eine Folgeseite ohne Briefkopf empfiehlt sich die Nummerierung in der Kopfzeile ab Seite 2. Wird ein Kopfbogen verwendet, steht die Nummerierung besser in der Fußzeile.
Sehr geehrte Frau Kümmel,
laut DIN 5008 sollten Einrückungen bei 25 mm vom linken Schreibrand stehen; das ist in Ihrer Vorlage nicht berücksichtigt. Unklar ist mir allerdings, ob bei Aufzählungen das Aufzählungszeichen oder der nachgestellte Text bei 25 mm stehen soll. Haben Sie dazu Erkenntnisse?
Guten Tag, Frau Ernst,
die Aufzählung in der oben verlinkten Vorlage (PDF) entspricht so der DIN 5008:2011. Die Norm unterscheidet zwischen »Aufzählungen« mit Aufzählungszeichen und »Einrückungen«.
Eine »Aufzählung« (siehe Vorlage) wird nicht eingerückt, sondern nur vom Text davor und danach durch eine Leerzeile getrennt. Zwischen den Aufzählungsgliedern kann jeweils eine Leerzeile stehen, besonders wenn die Glieder mehrzeilig sind (Abschnitt 14.3 in der DIN 5008:2011). Die Aufzählungszeichen stehen linksbündig; der Text beginnt an einem einheitlichen Tabulator (z. B. Tabstopp bei 0,5 oder 0,8 cm bei »Nummerierung und Aufzählung« in Word einstellen).
Von der Aufzählung unterschieden wird die Hervorhebung durch »Einrücken und Zentrieren« (Abschnitt 11.2). Auch vor und nach der so hervorgehobenen einzelnen Zeile steht eine Leerzeile. Die Einrückung beginnt bei 25 mm vom linken Rand (bzw. 50 mm von der linken Blattkante). Die Einrückung kann stattdessen auch zentriert werden.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
Freundliche Grüße
Marion Kümmel
Guten Tag,
ein Lob für Ihre Seite. Sehr informativ, danke! Aber einige Anmerkungen/Fragen zu Ihren Erläuterungen zum Privatbrief auf Grundlage des Werkes Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung, 5. Auflage, Beuth:
– Beispiel E.7 zeigt zwei Leerzeilen zwischen Anschriftfeld und Datum.
– In Kapitel 17.9 (Betreff und Teilbetreff) steht: „… und darf durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden.“ Eine abweichende Schriftgröße wird nicht erwähnt.
Zudem habe ich Probleme mit der Höhe der Zusatz- und Vermerkzone. Bei 1,27 cm (Einstellung der Zeilenhöhe auf Genau) und Arial 11 pt wird ein Teil der untersten Zeile abgeschnitten. Wie lösen Sie das?
Gruß
hh_aus
Hallo, hh_aus,
in der (noch) aktuellen DIN 5008:2011 kollidieren die Zeilenangaben an einigen Stellen mit den Millimeterangaben für Positionen auf dem Briefblatt, weil Schriften gleicher Schriftgröße (in Punkt) keine feste/gleiche Höhe in Millimetern haben. Hier kann man also nur eine von beiden Vorgaben einhalten. Das betrifft auch die Datumszeile und die Zusatz- und Vermerkzone.
Die Zusatz- und Vermerkzone bleibt im Privatbrief meist leer, deshalb kann man sich an die Millimeterangabe halten. Falls ein Eintrag notwendig ist, wird die Zone von unten beschriftet: Benötigt man nur eine Zeile, so wird die 3. Zeile der Vermerkzone genutzt. Fügen Sie also nur die benötigte Zeile ein und wählen die Einstellungen: Tabelle > Tabelleneigenschaften > Zelle > vertikale Ausrichtung > unten. Alternativ können Sie die Schriftgröße für diese Zone (auf minimal 8 Punkt) verkleinern.
Zu Schriftgrößen im Textbereich gibt die Norm nur eine Untergrenze an (17.2): 10 Punkt sollen nicht unterschritten werden. Eine größere Schrift für die Betreffzeile ist also zulässig und zum Beispiel in Bewerbungen auch üblich und sinnvoll.
Freundliche Grüße
Marion Kümmel